Witaj w świecie mono

Więcej, mocniej, szybciej. To świat wielozadaniowców, czyli korporacyjnych stachanowców. Czas pokazał, że ten styl życia i pracy wymusza błędy, dekoncentruje i pochłania mnóstwo czasu. Co więc w zamian? Monotasking. Nie tylko ze względu na efektywność. Pełna koncentracja na jednym zadaniu zwiększa bowiem szanse na pojawienie się stanu flow, czyli weny.

O tym, że modna do niedawna wielozadaniowość (multitasking) bywa kiepskim pomysłem, przekonała się Nadine Lu, autorka bloga BoMaBycMrucznie.pl. – Nigdy nie mogłam zdecydować się na jedną rzecz, dlatego próbowałam wszystkiego po trochu. Chodziłam na staże, a w trakcie studiów zapisałam się nawet do szkoły policealnej, żeby nie mieć poczucia zmarnowanego czasu i przegapionej szansy. Byłam zmęczona i niewyspana, ale to się dla mnie nie liczyło. W tamtym czasie brak działania wywoływał we mnie poczucie winy. Zanim rozpoczęłam studia, zdarzało mi się spędzać czas, siedząc przed telewizorem. Bardzo nie chciałam tego powtórzyć – opowiada. I, jak sama przyznaje, wpadła ze skrajności w skrajność. W tygodniu zajęcia i staże, w weekendy – szkoła policealna. Wieczorami korzystała z życia studenckiego: zdarzało się, że szła na egzamin prosto z imprezy. – W tym czasie rozkręcałam swojego bloga i dużo czasu spędzałam, surfując w internecie. Kiedy miałam się uczyć, jednocześnie włączałam sobie serial. Tak przygotowywałam się do kolokwiów – na każdy rzut okiem na notatki przypadały dwa spojrzenia w ekran. Ciągle się z czymś nie wyrabiałam. Zdarzało się, że kiedy miałam zbyt dużo zaległości w ramach jakiegoś przedsięwzięcia, po prostu z niego rezygnowałam.

Podobne problemy pojawiły się, gdy zaczęła pracować w domu. – Wydawało mi się, że jest to sytuacja idealna. I choć lubię taki tryb pracy, to okazał się dla mnie pułapką – mówi. Zawsze można było przerwać wykonywanie obowiązków zawodowych i odkurzyć mieszkanie, rozwiesić pranie, zmyć naczynia czy wyjść do sklepu. I tak właśnie robiła: pracowała i zajmowała się domem jednocześnie.

Nic nadzwyczajnego – powiedzą zapewne gorący wyznawcy idei multitaskingu. Czyli nie ma powodów do niepokoju? Wręcz przeciwnie! Clifford Nass, profesor na Uniwersytecie Stanforda w USA, przeprowadził badania, w których sprawdził, w jaki sposób zwolennicy multitaskingu radzą sobie z wykonywaniem wielu zadań jednocześnie. Założył, że takie osoby mają jakiegoś rodzaju talent, który pozwoli im poradzić sobie z wywiązaniem się z obowiązków lepiej niż reszta badanych.

Wyniki eksperymentu zaskoczyły jego pomysłodawcę. Okazało się, że osoby praktykujące multitasking marnowały bardzo dużo czasu na błahostki, przez co uporanie się z wykonaniem poleceń zajmowało im więcej czasu. W dodatku nie przekładało się to na jakość. – Owszem, wielozadaniowcy robili wiele rzeczy, ale każdą kiepsko – skomentował Nass.

Wdech, wydech, pułapka!

Z perspektywy dzisiejszej psychologii multitasking jest mitem. Legendą, którą wszyscy akceptujemy jak prawdę objawioną, mimo że nie przynosi pozytywnych efektów. Słowo „wielozadaniowość" weszło do użycia w latach 60. ubiegłego wieku. Nie stosowano go jednak do opisywania ludzi – było określeniem obrazującym pewną właściwość komputerów. Nawet w ich przypadku bywa ono jednak mylące: zadania są bowiem wykonywane naprzemiennie. Jednak ze względu na szybkość tych operacji można odnieść wrażenie, że odbywają się one równocześnie przy współdzieleniu zasobów.

Dla komputerów takie funkcjonowanie nie jest żadną przeszkodą. Inaczej sprawa ma się z ludźmi, którzy przecież nie są maszynami – konieczność ciągłego przełączania naszej uwagi zwiększa ryzyko wystąpienia błędu w którymś z realizowanych zadań.

Marta Woźny–Tomczak, dyrektor firmy szkoleniowo–doradczej Personia oraz autorka książki pt. „Własny biznes. Jak dojść do sukcesu", przekonuje, że coś takiego jak multitasking po prostu nie istnieje. – Słowo to jakiś czas temu zrobiło furorę, bo wydawało się takie światowe i korporacyjne. Jednak teraz już wiemy, że przyniosło nam wiele złego. Robienie kilku rzeczy naraz obniża efektywność, powoduje spadek satysfakcji z pracy oraz utrudnia doprowadzanie spraw do końca. Nie ma dwóch czynności, które możemy wykonywać jednocześnie, wkładając w nie tyle samo zaangażowania. Chyba że jedną z tych czynności jest oddychanie... – mówi. Bo nawet jeśli słuchasz książki, kierując samochodem, to albo gorzej prowadzisz, albo umkną ci pewne zdania, gdy akurat dojedziesz do trudniejszego skrzyżowania. Zatem zamiast „multitasking" powinniśmy mówić: „switching". To słowo lepiej oddaje istotę sprawy. Pisałeś raport i zadzwonił telefon? Już nie piszesz raportu, tylko rozmawiasz. A teraz ktoś wszedł do pokoju? Już nie słuchasz rozmówcy, tylko koncentrujesz uwagę na tej osobie. To jest switching, nie multitasking. Żeby switching był efektywny, przejdź do kolejnego zadania dopiero, gdy skończysz to pierwsze. To podstawowa zasada.

Nadine Lu zdała sobie z tego sprawę dopiero w obliczu poważnych zmian życiowych. – Sytuacja dodatkowo się skomplikowała, gdy zaszłam w ciążę i wspólnie z narzeczonym zdecydowaliśmy, że przyspieszymy nasz ślub – miał się odbyć za trzy miesiące – wspomina. Do jej obowiązków dołączyły wizyty lekarskie i organizowanie wesela. Do tego doszło pisanie pracy magisterskiej – za wszelką cenę chciała ukończyć studia jeszcze przed porodem. – Zarówno przygotowania do ślubu, jak i ciąża powinny być szczególnym okresem w życiu. Tymczasem ja nie umiałam się nimi cieszyć i miałam wrażenie, że przechodzą zupełnie bez echa. Mając na głowie tak wiele obowiązków i zajmując się nimi równocześnie, po prostu nie miałam czasu na wyjątkowe emocje i głębsze przemyślenia.

Długo, dużo dłużej

Mimo komplikacji blogerka nie była w stanie zmienić tak długo wypracowywanych przyzwyczajeń. – Zdrowy rozsądek przyszedł dopiero później. Kiedy na świecie pojawił się mój syn, zdałam sobie sprawę, że robię coś nie tak, ale nie miałam pojęcia, co to może być. Bezdzietne życie miało to do siebie, że konsekwencje opóźnienia czy niewykonania różnych zadań odczuwałam wyłącznie ja. Kiedy w grę zaczęło wchodzić dziecko, okazało się, że wszystko, co robię i czego nie udaje mi się zrobić, automatycznie wpływa na całą rodzinę. Wiedziałam, że nie jestem w stanie dłużej godzić wszystkiego, co sobie założyłam. Byłam sfrustrowana i miałam poczucie, że gdzieś po drodze popełniłam wielki błąd. Chcąc zajmować się wszystkim, co miałam w planach, nie byłam w stanie ani efektywnie pracować, ani po prostu odpoczywać – opowiada. Dlatego zaczęła szukać informacji na temat zarządzania swoim czasem. Chciała wprowadzić do swojego życia jakieś zmiany. Po to, by funkcjonować sprawniej. W końcu zorientowała się, że przyczyną jej nieefektywności są próby robienia kilku rzeczy jednocześnie.

Gary Keller i Jay Papasan w swojej książce pt. „Jedna rzecz. Zaskakujący mechanizm niezwykłych osiągnięć" przekonują, że ludzki mózg ma ściśle określone możliwości. Możesz je dzielić, jak chcesz, ale zapłacisz cenę w postaci wydłużenia czasu pracy i spadku efektywności. Ciągłe przełączanie się między zadaniami to strata czasu wynikająca z konieczności przystosowania się do nowych wymagań. Milisekundy poświęcone na takie adaptacje szybko się kumulują. Wskutek spadku efektywności związanego z wielozadaniowością tracimy nawet 28 proc. typowego dnia pracy. „Chroniczni wielozadaniowcy" wyrabiają sobie spaczone spojrzenie na to, ile powinny trwać różne czynności. Niemal zawsze uważają, że realizacja zadania będzie trwać dłużej, niż to jest konieczne.

Odciąć się od świata

Coraz więcej osób zauważa nieefektywność wielozadaniowości. Odpowiedzią na ten fakt jest nowy trend podbijający świat biznesu oraz rozwoju osobistego – monotasking. Innymi słowy: skupianie się tylko na jednym zadaniu. I właśnie na tym polega cała trudność.

Nadine Lu wciąż szuka sposobu na nieuleganie starym nawykom. – Doszłam do wniosku, że muszę ustalić priorytety. Podzieliłam swój dzień na bloki czasowe i postanowiłam zajmować się dokładnie jedną rzeczą naraz. Po latach intensywnie praktykowanego multitaskingu potrzebowałam czasu, by przejść na nieco spokojniejszy tryb funkcjonowania. Zachowałam niektóre elementy wielozadaniowości, ale staram się robić to z głową. W przypadku działań mechanicznych, niewymagających myślenia, zdarza mi się zajmować dwiema sprawami jednocześnie. Łączę prasowanie z oglądaniem filmów czy programów telewizyjnych, włączam dziecko w porządki domowe (na zasadzie zabawy), ćwiczę przy ulubionej muzyce lub słuchając podcastów. Robię rzeczy, które nie wymagają ode mnie stuprocentowego skupienia, razem z tymi, które mnie relaksują. W większości sytuacji staram się jednak stawiać na monotasking. Wciąż uczę się zajmować się tylko jedną rzeczą naraz i skupiać na niej całą uwagę. Widzę duże postępy i idące za nimi pozytywne efekty. Okazało się, że coś, co do tej pory potrafiło mi zająć cały dzień, teraz jestem w stanie zrobić w godzinę. Wystarczy zmobilizować wszystkie siły i na jakiś czas odciąć się od reszty świata – przekonuje blogerka.

Szczęście w  codzienności

Dr Anna Szabowska–Walaszczyk, trener i doradca biznesowy oraz badaczka zaangażowania współpracująca z Instytutem Psychologii Uniwersytetu Gdańskiego, przekonuje, że poprawienie wydajności to niejedyna korzyść wynikająca ze skupiania się na jednym zadaniu naraz. – Warto praktykować monotasking nie tylko ze względu na efektywność, ale również na możliwość odczuwania większej radości w pracy. Pełna koncentracja zwiększa bowiem szanse na pojawienie się stanu flow, czyli weny. Przyjemnie zatapiamy się w zadaniu, tracimy poczucie czasu, wykorzystujemy swoje zdolności, a rezultaty przekraczają oczekiwania – opisuje. Badania pokazują, że częstsze odczuwanie stanu flow wiąże się z pozytywnymi emocjami, zaangażowaniem, postrzeganiem pracy jako pasji, co generalnie poprawia nasze zadowolenie z życia. Wykazano również, że można samemu zwiększyć szanse na flow w pracy, nawet gdy mamy mało pasjonujące zadanie. Pomaga w tym pełna koncentracja, powiązanie zadania z ważnymi dla nas celami, spojrzenie na zadanie jak na wyzwanie oraz najważniejsze – podzielenie się sukcesem z innymi!

Do podobnych wniosków doszła Nadine Lu. – Skupiając się na jednej rzeczy, łatwiej celebrować chwile. Dzięki uważności czas nie przecieka nam przez palce. Kiedy pracuję tylko nad jedną rzeczą, bardziej wczuwam się w zadanie i mam z niego większą satysfakcję. Pisanie bloga w momencie, gdy nic mnie nie rozprasza, to zupełnie inna jakość w porównaniu z pisaniem przy jednoczesnym myśleniu o tym, co zrobić na obiad – mówi. – Dla mnie monotasking okazał się odpowiedzią na pytanie, jak docenić codzienność.