Trafiony zatopiony, czyli 10 wskazówek, od czego nie zaczynać dnia pracy

Jeszcze zanim dotrzemy do biura, czujemy, że to nie będzie udany dzień. W pracy zyskujemy już pewność. Zamiast jednak szukać winy dookoła, przyjrzyjmy się sobie. Bo to nie inni zastawiają na nas pułapki. Wpadamy w nie sami, na własne życzenie.

Jan, pracownik krakowskiego biura maklerskiego, opowiada, że jego budzik dzwoni rano pięć razy w trzyminutowych odstępach. – Nie jestem w stanie się obudzić za pierwszym razem. Nigdy. Chyba że...jest weekend. Wtedy bez problemu funkcjonuję od bladego świtu. W zasadzie zawsze byłem rannym ptaszkiem, ale odkąd skończyłem studia i poszedłem do pracy, wstawanie rano stało się wyczynem ponad moje siły – wyznał kilka tygodni temu na kozetce u swojej psychoterapeutki, prosząc ją o pomoc. W odpowiedzi usłyszał pytania, czy lubi swoją pracę i jak bardzo ta praca go stresuje. Bo to, co dziwi Jana, dla psychoanalityków nie jest niczym nowym. To organizm podświadomie wysyła nam sygnał: chce się trzymać jak najdalej od wyczerpującego emocjonalnie i stresującego miejsca.

– Czasem, zamiast szukać powodów, dla których nie lubimy pracy, warto przyjrzeć się porannym rytuałom, które utrudniają nam efektywne spędzenie roboczego dnia – zachęca psycholog Ewelina Janiszewska. I przekonuje, że istnieje 10 porannych pułapek. Choć niepozorne, mogą zaważyć na kolejnych ośmiu godzinach. Dlatego warto je poznać!

Notoryczne spóźnialstwo

Według badań wykonanych na zlecenie Work Service co trzeci aktywny zawodowo Polak spóźnia się do pracy (najczęstsze wymówki? Korki na drodze, budzik, który nie zadzwonił, i dzieci, które nagle zachorowały). Pomijając fakt, że dla firmy nasze spóźnienia to realne straty finansowe (w tych samych badaniach potwierdzono, że kosztują one przeszło 27 mln zł), ma ono fatalny wpływ na początek dnia. Jeśli naszym porannym rytuałem jest wpadanie do biura w rozgorączkowaniu, to następne długie minuty tracimy na wyciszenie się. Nie mówiąc już o tym, że spóźnianie się do pracy jest bardzo źle odbierane przez tych, którzy są zawsze na czas. O przełożonych nie wspominając.

– Rzadko kiedy spóźnialskiego traktuje się jak profesjonalistę. Nawet jeśli mamy wysokie kwalifikacje, nasz obraz w oczach innych gwałtownie się pogarsza – ostrzegała w jednym ze swoich esejów psycholog dr Andrina McCormack z York University w Wielkiej Brytanii.

Brak dobrych manier

Spóźniony pracownik częściej o tym zapomina, ale punktualnym też się to zdarza – chodzi o ignorowanie porannego powitania. Drobna rzecz, a może zaważyć na naszych stosunkach z całym zespołem. Osoba, która wchodzi do biura i nie wita się, często odbierana jest jako osoba gburowata, lubiąca się wywyższać. Jeśli przylgnie do nas taka łatka, to możemy się pożegnać z drobnymi uprzejmościami w ciągu dnia czy cieplejszymi relacjami w pracy. Czasem ludzie się nie witają, bo nie wiedzą jak. Warto więc pamiętać, że w biznesie obowiązują podobne reguły jak w życiu. Czyli osoba wchodząca do biura czy pokoju, niezależnie od statusu, zawsze pierwsza mówi „dzień dobry". A na spotkaniach zawsze podwładny wita się z przełożonym.

– W Polsce, niestety, istnieje zwyczaj, że mężczyźni w zespole podają sobie rękę na powitanie, a kobiety omijają. To błąd. Etykieta biznesowa mówi wyraźnie, że podaje się rękę wszystkim 
– podkreśla Ewelina Janiszewska.

Na bakier z higieną

Kolejnym przykładem porannego braku manier jest... bycie na bakier z higieną osobistą. Zabroniony jest nie tylko zapach nieumytego ciała, ale również zbyt intensywna woń perfum. – Taka sytuacja może zepsuć stosunki w pracy. Nawet jeśli osoba, której dotyczy problem, jest naszą najlepszą koleżanką – ostrzega Aurelia Kurczyńska, psycholog z Kliniki Invicta w Gdańsku.

Problem jest niezmiernie... delikatny. O ile zwrócenie uwagi na to, że ktoś palący papierosy „pachnie jak popielniczka", jest jeszcze w naszej kulturze dopuszczalne, o tyle problem przykrego zapachu z ust związanego np. z próchnicą może być tematem nie do przejścia. Dlatego przed wyjściem z domu warto dokonać krytycznej samooceny.

Bezsensowne zajęcia

Dzieci często odkładają odrabianie lekcji na później. Zamiast tego najpierw starannie układają kredki w piórniku. Dorośli postępują identycznie. Poranek w pracy poświęcają rzeczom mało istotnym, zamiast wyznaczyć sobie listę priorytetów. Prym wśród tych czynności wiedzie... porządkowanie biurka. To rytuał jeszcze z dzieciństwa, który w pracy często jest wyrazem rozładowywania napięcia. Sprzątanie, przestawianie, wyrzucanie wypisanych długopisów i tak kilka razy w tygodniu. Tymczasem czas leci nieubłaganie. Zamiast tego lepiej wziąć kilka głębokich wdechów i zadać sobie pytanie: czym ja się tak stresuję? Co zrobić, żeby sobie pomóc? – Zachęcam, by w takiej chwili zerknąć na swoją listę spraw do załatwienia i spokojnie zacząć ją realizować, powtarzając sobie w duchu: dasz radę, nie dzieje się koniec świata – pociesza psycholog Ewelina Janiszewska. I przywołuje obserwacje badaczy z Uniwersytetu Yale: czyste biurko nie sprzyja kreatywności. W przeciwieństwie do biurka z kilkoma bibelotami (np. zdjęciem córki, figurką ulubionego bohatera „Gwiezdnych wojen"), które mogą pobudzać nasze myślenie i uspokajać.

Z głową w domu

Przychodzimy do pracy z głową w chmurach. Martwimy się np. o to, jak synowi pójdzie egzamin na prawo jazdy, albo czy kłótnia z żoną będzie miała wieczorem swój ciąg dalszy. Nieumiejętność skupienia się na zadaniach, pozostawanie w sferze prywatnej niesamowicie spowalnia i obniża naszą efektywność. Często jest tak, że dopiero po południu jesteśmy w stanie oderwać się od „domowych myśli", co jest olbrzymią stratą czasu. A efekt? Nie wyrabiamy się i jesteśmy w tyle z projektami, co z kolei nie pozwala nam zapomnieć o pracy w domu. Prawdziwe błędne koło. – Moja rada jest prosta. Wyobraź sobie, bardzo szczegółowo, że wchodząc do pracy, zostawiasz domowego siebie przed drzwiami biura. Wchodzisz jako pracownik, a nie jako Katarzyna, Barbara, Jan – zachęca psycholog Ewelina Janiszewska. Opisuje przy okazji trik stosowany przez jej klienta, który nawet swoją garderobę podzielił na pracowniczą i prywatną.

Poranna kawa

Niektórzy mówią, że nie wyobrażają sobie poranka bez filiżanki kawy. Ba, kawa stała się już ich codziennym rytuałem, bez którego nie wyobrażają sobie dnia. Tymczasem to tylko pozory. Pomijając fakt, że kawa wypita na pusty żołądek podrażnia go i sprzyja wrzodom, na naszą psychikę też nie wpływa najlepiej. Zawarta w niej kofeina pobudza ośrodkowy układ nerwowy, a tym samym przyczynia się do zwiększania poziomu stresu i napięcia! Z raportów sporządzanych z okazji Światowego Dnia Kawy wynika, że 43 proc. pracowników pije ją rano w pracy, aby zwiększyć swoją produktywność. Jednak tak naprawdę rytuał robienia i picia kawy zajmuje dużo czasu, działa moczopędnie, a owa zwiększona produktywność też jest wątpliwa. Kawa sztucznie nas pobudza i odwadnia, a odwodniony umysł działa w sposób spowolniony i mniej kreatywny! Specjaliści zachęcają, by zamienić kawę na wodę z cytryną i po dwóch, trzech tygodniach sprawdzić rezultaty.

Obecny, nieprzygotowany

Jan przyznaje niechętnie, że jeśli chodzi o stres, to w zasadzie sam jest sobie winien. – Często idę do pracy bez przygotowania. Jest tyle zaległości, tyle spraw, że i tak już straciłem rachubę. Rzucam się tam, gdzie wiatr zawieje – przyznaje. Niestety, nie jest odosobnionym przypadkiem. Okazuje się, że wielu pracowników polskich korporacji działa bez planu, trochę „na czuja". – To błąd, bo częstymi źródłami stresu są właśnie czynniki związane z organizacją pracy i jasnym wyznaczeniem celów – mówi Krzysztof Inglot, pełnomocnik zarządu Work Service. Jego zdaniem zagubiony pracownik nie potrafi się zorganizować, ma za dużo na głowie, wstydzi się poprosić o pomoc i jasne wytyczne.

Najgorsze na początek

Niektórzy mówią, że lepiej złe mieć szybko za sobą, a potem cieszyć się spokojem. I o ile ta reguła może się sprawdzać w życiu osobistym, o tyle w przypadku porannego planowania pracy na resztę dnia lepiej na nią uważać. Dlaczego? Bo stresujące, ważne dla nas spotkania albo działania mogą zdewastować nasze nerwy na resztę dnia. Jeśli pierwsze działanie bardzo nas pochłonie, możemy nie być w stanie zapanować nad pozostałymi obowiązkami. Kiedy poziom stresu rośnie, nasz organizm jest w gotowości do działania. Jesteśmy pobudzeni, aktywni, nastawieni na pracę. – Po stresującym spotkaniu (lub działaniu) emocje opadają, a nasz organizm staje się senny, zmęczony. Domaga się odpoczynku i traci chęć na wykonywanie innych zadań – zaznacza Janiszewska.

Poranek z e–mailami

Dla wielu osób poranek wiąże się ze stawieniem czoła własnej skrzynce e–mailowej. Towarzyszy temu lęk, ile wiadomości dotarło do nas przez noc i co z nimi wszystkimi zrobić. Jan spytany o służbową pocztę opisał swój rytuał: „Rano czytam, odpisuję na pilne e–maile, a resztę ogarniam w ciągu dnia". To istna strata czasu, ponieważ za każdym razem, gdy wracamy do e–maila, 
musimy na nowo go czytać, co pochłania wiele cennych minut. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest umówienie się ze sobą na jedną z zasad GTD (getting things done, czyli – doprowadzanie roboty do końca), popularnej metody organizacji zajęć autorstwa Davida Allena. Czyli? Odpisuj na e–maile dwa razy dziennie. Rano, gdy przyjdziesz do pracy, przez godzinę zajmij się 
tymi z wieczora, a po południu odpisuj na informacje, które 
napłynęły w ciągu dnia.

Facebook i inne ploteczki

Zmorą w wielu korporacjach jest obecny na wszystkich komputerach Facebook i strony internetowe. Pozwalają na przeglądanie zarówno wiadomości ważnych, jak i tych kompletnie bezsensownych. Gros firm decyduje się na blokowanie stron tego typu, by zwiększyć produktywność swoich pracowników. Ale w dobie smartfonów i tak istnieje duża grupa osób z FoMO (to tzw. lęk przed niebyciem na bieżąco). Internet pochłania czas w sposób niewyobrażalny, podobnie jak „chwilka na kawkę i ploteczki z kolegą z drugiego działu" czy wszelkie inne rodzaje aktywności towarzyskiej. Oczywiście, nie chodzi o to, by całkowicie zabrać sobie możliwość rozmawiania na tematy osobiste, ale by zrezygnować z rytuału przeglądania portali przed przystąpieniem do zajęć. Istnieje ryzyko, że kompletnie wytrącą nas z rytmu pracy.