Sztuka mówienia NIE

Jak to zrobić, aby nie urazić drugiej strony? I co konkretnie powiedzieć, by nie zostać zaszufladkowanym jako „egoista, który widzi tylko czubek własnego nosa"? To trudna sztuka, ale w budowaniu własnej kariery – niezbędna.

Zwykle nie przychodzi to naturalnie. Czujemy się fatalnie, że musimy rozczarować znajomego, odrzucić zadanie od szefa czy prośbę stałego klienta. Nikt nie chce być postrzegany jako osoba, która jest skupiona tylko na sobie. Ale jeśli będziemy zgadzać się na wszystko, pracując nad zbyt wieloma zadaniami i projektami w tym samym czasie, szybko doprowadzimy do sytuacji, w której jakość naszej pracy się pogorszy, a poziom stresu – niebezpiecznie wzrośnie. Dlatego odmawianie jest ważne zarówno z punktu widzenia sukcesu osobistego, jak i sukcesu firmy. – Przychodzi do nas wielu potencjalnych partnerów 
– mówi Michał Filipek, autor TapOn, systemu do tworzenia indywidualnych programów lojalnościowych z wykorzystaniem technologii mobilnych. – W kilku przypadkach musiałem odmówić, chociaż same propozycje były bardzo dobre.

Dlaczego więc powiedział „nie"? Bo wspomniane pomysły mogły pochłonąć zbyt dużo czasu i pieniędzy, sprawiając, że spowolnieniu uległyby prace nad samym systemem TapOn. – W takich sytuacjach warto solidnie przeanalizować wszystkie aspekty potencjalnej współpracy, żeby później nie zadręczać się myślami o pochopnie podjętej decyzji – kwituje. Ale czy taka analiza na chłodno jest w ogóle możliwa?

Daj sobie chwilę

Kiedy chcemy odmówić, a w grę wchodzi naprawdę duży projekt, lepiej nie zdawać się na intuicję. Może się okazać, że tak naprawdę dopuścimy do głosu ukształtowane przez lata nawyki i przekonania. – To, jak zostaliśmy wychowani, czego doświadczyliśmy i jaką strategię w życiu przyjęliśmy, wyrobiło w nas odruchowe reakcje, które mylnie możemy uznać za intuicję – potwierdza coach Marta Gucwa.

Nie ma nic złego w tym, że niektóre decyzje będziemy podejmować na chłodno, analizując kontekst oraz wpływ decyzji na cele krótko– i długoterminowe. Zastanawiając się nad tym, możemy też na spokojnie ustalić, czy aby na pewno chodzi tylko o jedną prośbę. Bo czasem wiąże się ona z kolejnymi zadaniami. Wówczas coś, co miało zająć pół dnia, trwa dwa tygodnie, a my nie możemy przerwać w połowie.

Podejście analityczne zalecane jest również tym, którzy mają problem z odmawianiem i najchętniej zgadzalibyśmy się na wszystko. – Gdy ktoś prosi nas o przysługę, odpowiedzmy: „daj mi chwilkę, niech pomyślę...". Tym sposobem zyskujemy czas potrzebny do tego, by zapanować nad emocjami – podpowiada Monika Schwertner, coach i konsultant, autorka studiów podyplomowych Akademia Coachingu przy Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Radzi, by postawić sobie pytania: Czy jestem w stanie pomoc? Czy mam na to czas? Czy ta pomoc jest konieczna? A przy okazji zastanowić się również, czy osoba prosząca o pomoc nie ma czasem innego problemu. – Niektórzy mogą nie wierzyć w siebie i tak naprawdę potrzebują od nas zachęty w rodzaju: „Przecież ty sam sobie świetnie poradzisz" 
– przekonuje Schwertner.

Pomoc prawie od ręki

Nie da się zadowolić każdego. Niektórzy wiedzą o tym od dziecka, inni musieli się przekonać na własnej skórze. 
– W polskiej branży usług wciąż jeszcze można spotkać podejście, które kiedyś miał golibroda – mówi Michał Filipek z TapOn. – Sadzał klienta w fotelu i smarował pianką. Wszystko po to, by ten miał wrażenie, że zaraz zostanie obsłużony. Golibroda w tym czasie zajmował się jednak innymi, wiedząc, że wysmarowany jegomość został zmuszony do czekania i nie ucieknie.

Takie podejście, choć sprawdzało się przed laty, dziś nie pasuje do branż takich jak marketing czy IT. – Jeśli nie można wypełnić zadania, lepiej odmówić, podając prawdziwe powody – radzi Filipek. – Jest szansa, że jeśli klient dowie się, że mamy zbyt wiele zleceń i nie jesteśmy w stanie wykonać dla niego usługi na odpowiednim poziomie, wróci do nas w przyszłości.

Sama odmowa może mieć różne formy. Jakie są te najlepsze? Marta Gucwa radzi, aby zaczynać od podziękowania, a potem powiedzieć, dlaczego nie jesteśmy w stanie wykonać danego zlecenia. Podaje przykład takiej wypowiedzi: „To miłe, że do mnie z tym przyszedłeś, i bardzo chętnie zajęłabym się tym tematem, bo wygląda naprawdę ciekawie. Pracuję teraz nad projektami X, Y, Z. Planuję je skończyć do końca miesiąca. Jeśli możesz poczekać do tego czasu, to świetnie. Jeśli nie, to pomyślmy, co zrobić, żeby ci pomóc". – W większości przypadków taka pomoc w znalezieniu rozwiązania problemu podniesie nasze notowania – mówi Gucwa. – Pozostawienie klienta, przełożonego lub przyjaciela bez rozwiązania uderzy w nas samych. Ponadto polecenie kogoś innego pozwala nam zbudować relacje także z innymi osobami. Dzięki temu w przyszłości możemy liczyć na wzajemność.

Niektóre osoby nie mają trudności z powiedzeniem „nie" współpracownikowi, za to nie potrafią odmówić przełożonemu. Co wtedy? Jednym ze sprawdzonych rozwiązań jest omówienie tego, czym w tej chwili się zajmujemy, a następnie wypowiedź w stylu: „Jeśli zajmę się tym, o co prosisz, nie będę w stanie zrealizować dotychczasowych projektów na dobrym poziomie". Karen Dillon, współautorka książki „Co będzie miarą twojego życia?", dodaje do tego jeszcze sam sposób, w jaki mówimy „nie". Sugeruje, że trzeba być stanowczym, ale miłym. Odmawiając, powinniśmy uważać, by zleceniodawca nie poczuł się źle – nie grymaśmy, nie narzekajmy i w żadnym wypadku nie mówmy czegoś w stylu: „Teraz nie jest moja kolej! Czemu nie spytasz Franka?". W zależności od relacji, jaką mamy z daną osobą, możemy jeszcze zaproponować drobniejsze wsparcie. To może być np. przeczytanie wstępnego szkicu projektu i przekazanie opinii czy po prostu wysłuchanie propozycji i skomentowanie jej. Czasami 5 minut naszego czasu może sprawić, że nie zostaniemy odebrani jako osoby trudne we współpracy.

Odmówić sobie?

– Znam ten ból. Sama potrafię mieć milion pomysłów na minutę, a każdy jest ekscytujący – śmieje się Monika Schwertner. Zdaje sobie sprawę, że musi z czegoś zrezygnować. Co wtedy? Jej rada brzmi: zaprzyjaźnij się z notatnikiem. Zapisuje w nim wszystkie pomysły, które przychodzą do głowy. Dzięki temu ma pewność, że jej nie uciekną. – A potem zerkaj na listę swoich pomysłów regularnie, zawsze kiedy planujesz swoje zajęcia na kolejny miesiąc, tydzień. Weryfikuj swój kalendarz działań, uwzględniając te pomysły, które zdecydujesz się wdrożyć – podpowiada Schwertner.

Słowo „nie" ma wielką moc. Dowód? Zanim przejdziemy do nowego pomysłu, lepiej sobie odmówić i trzymać się ustalonych wcześniej priorytetów. – Wyobraźmy sobie, że energia życiowa i biznesowa jest jak strumień, który wartko płynie w kierunku naszego głównego celu – opisuje Marta Gucwa. – Jeśli zaczniemy przekierowywać wodę w coraz więcej odnóg, nurt zwolni. Rozproszenie energii powoduje, że ją nieodwracalnie tracimy i w efekcie nie realizujemy ani głównego celu, ani drobnych założeń.

Jak mówić nie

Zawsze warto mieć na uwadze:

– Czy dane zadanie lub projekt jest zgodny z posiadanymi przez ciebie umiejętnościami i wiedzą?

– Czy wpisuje się w zakres obowiązków twojego stanowiska?

– Czy współgra z twoimi priorytetami i celami?

– Czy znajdziesz na to czas?

– Kto pyta – przełożony, klient czy współpracownik? 
– Jakie mogą być negatywne konsekwencje odmowy?

Warto pamiętać: choć nowe zlecenie jest zwykle potwierdzeniem pozycji w branży, odmawianie jest równie ważne w budowaniu kariery. Przyjmowanie wszystkich zobowiązań może wywołać frustrację i napięcie, co przełoży się na jakość pracy.