Papier wszystko zniesie

Wykształcenie, doświadczenie, portfolio, testy kompetencyjne... W pogoni za wymarzoną pracą czy w ferworze walki o awans pracownicy zapominają, że referencje mogą być kolejnymi szczeblami w drodze na sam szczyt.

Nasza praca wymaga niezwykłego wyczucia i dociekliwości – przyznaje Justyna Adamczyk, partner zarządzający w VDG International Polska. – Tak jak krawiec, zanim zacznie szyć garnitur, najpierw musi precyzyjnie zebrać wymiary, tak samo konsultant, jeśli ma dobrze doradzić, musi wiedzieć jak najwięcej. Nie tylko o kandydacie, ale też o firmie, dla której szuka pracownika. Zbieranie referencji jest jednym z najtrudniejszych elementów naszej pracy.

Wtóruje mu Karolina Borek-Pohl, managing director w HR Focus: – 10 proc. kandydatów przesyła listy referencyjne już w momencie składania aplikacji, nawet jeśli ich o to nie prosimy. Kolejne 10 proc. zawiera w swoich dokumentach klauzulę „referencje dostępne na żądanie". I od razu zastrzega: – Wszystkie informacje zbieramy za zgodą osoby zainteresowanej. Kandydaci nie tylko wiedzą, kogo będziemy pytać o zdanie, ale też sami często podpowiadają odpowiednie osoby.

O co zapyta rekruter? – W pierwszej kolejności szuka potwierdzenia dla faktów, które usłyszał podczas rozmowy rekrutacyjnej i przeczytał w CV. Szczegóły zależą od stanowiska. Jeżeli kandydat twierdzi np., że zarządzał zespołem pracowników lub realizował wyśrubowane plany sprzedażowe, upewniamy się, że tak było – opowiada Agnieszka Bieniak z Grupy Pracuj. – Czasem podczas rozmów z kandydatami albo gdy obserwujemy, jak realizują powierzone im zadania podczas assessment center (wielowymiarowy proces oceny kompetencji – przyp. red.), pojawiają się pewne wątpliwości. Jeśli wydaje nam się, że dana osoba może być np. konfliktowa, często narzuca swoje zdanie, kiepsko współpracuje z zespołem, możemy to zweryfikować. Jak? Byli współpracownicy, gdy pytamy o konkrety, z reguły się otwierają i mówią o faktach.

– Obraz każdego człowieka składa się z zalet i wad. To ważne, bo te same cechy bywają różnie oceniane. W zależności od stanowiska potrzebne są różne kompetencje – tłumaczy Justyna Adamczyk. – Jesteśmy trochę jak swatki, bo kluczem do sukcesu jest odpowiednie dopasowanie zarówno kandydata, który najlepiej wywiąże się z powierzonych mu zadań, jak i firmy, której polityka będzie się zgadzała z oczekiwaniami pracownika. Wtedy jest szansa, że obie strony będą współdziałały długo i szczęśliwie.

Wywiad...

Headhunterzy przyznają, że wiele informacji można sprawdzić w internecie, chociażby na serwisach społecznościach. – Niektóre oferują nawet możliwość wpisywania referencji, które są widoczne na profilu kandydata. Jeśli rekruter widzi dużo pozytywnych opinii świadczących o kompetencjach, ale też np. umiejętności pracy w zespole i współpracy z ludźmi, to w jego oczach taki człowiek znacznie zyskuje – przyznaje Agnieszka Bieniak.

Pisemne referencje powinny zawierać jak najwięcej konkretów. To buduje ich wiarygodność. – Jaki projekt realizowała dana osoba i jaką odgrywała w nim rolę? Poza informacją o wykonywanych zadaniach warto się skupić na ich efektach, podkreślić sukcesy. Wskazać kluczowe kompetencje, np. terminowość, umiejętność rozwiązywania problemów, zdolności interpersonalne – wylicza Karolina Borek-Pohl. – Równie ważne jest podsumowanie współpracy i rekomendacja dla potencjalnych przyszłych współpracowników. Jeśli referencje są w formie listownej, warto zadbać o to, żeby były wydrukowane na firmowym papierze. Koniecznie powinna się na nich znajdować pieczątka i podpis osoby udzielającej referencji, jej dane kontaktowe (np. adres e-mail).

Często padające pytanie: „Czy gdyby jeszcze raz mógł pan zatrudnić tego pracownika, zrobiłby pan to?", działa jak papierek lakmusowy. – Bo jeśli przełożony ceni ekspracownika, bez wahania odpowiada, że oczywiście był zadowolony ze współpracy, że żałuje odejścia pracownika. Jeśli ktoś odpowiada niepewnie, dla rekrutera to sygnał, że coś było nie tak. Oczywiście to nie przekreśla kandydata, bo konflikty mogły wynikać np. z sytuacji w firmie – mówi Agnieszka Bieniak.

...i kontrwywiad

– Prosimy o telefony i nazwiska kilku osób: byłych szefów, współpracowników, ale też podwładnych. Z rozmów z nimi możemy się np. dowiedzieć, jak wygląda współpraca z danym człowiekiem, czy dba o interes całej firmy czy koncentruje się tylko na sobie. Sięgamy jak najgłębiej – przyznaje Justyna Adamczyk, która doradcą zawodowym jest już przeszło 18 lat. Jej firma wypracowała sieć nieformalnych kontaktów niemal we wszystkich branżach. I nie waha się z nich korzystać. Informacje pozyskiwane w taki sposób są z reguły najbardziej wartościowe. – Oczywiście informujemy naszych kandydatów, że nie tylko będziemy się posiłkowali jego danymi, ale też skorzystamy z naszych źródeł. Po co to robimy? Zawsze istnieje ryzyko, że kandydat wskaże jedynie swoich przyjaciół i uprzedzi ich, co mają powiedzieć. Żeby kogoś z czystym sumieniem zarekomendować na dane stanowisko, musimy znać nie tylko jego zalety, ale też słabe punkty.

Na Zachodzie listy gratulacyjne czy opinie wystawiane przez pracodawcę są częstą praktyką. Co ciekawe, w USA przełożeni unikają wystawiania niepochlebnych opinii. Boją się, że pracownik mógłby ich za to podać do sądu. W Niemczech powstał niemalże szyfr, za pomocą którego z pozornie pochlebnych referencji można wyczytać, których pracowników lepiej nie zatrudniać.

W Polsce na referencje od obecnego pracodawcy raczej nie ma co liczyć. Niewielu przełożonych ma odwagę wpisywać swoje oceny na portale społecznościowe obecnym pracownikom, nawet jeśli są zadowoleni z ich pracy. Powód jest prozaiczny – w ten sposób wystawia pracownika headhunterom i szybko może go stracić. Dobrym pretekstem, by jednak uzyskać list gratulacyjny, jest zakończenie dużego projektu lub awans.

Sztuka zrywania

Agnieszka Bieniak, prowadząc szkolenia wdrożeniowe dla nowych pracowników, często przypomina: „Nieważne, jak zaczynasz. Ważne, jak kończysz". Jeśli zdecydujemy się na zmianę pracy, powinniśmy zadbać o to, w jaki sposób rozstajemy się z dotychczasowym pracodawcą. Dlatego jeśli wcześniej zapewniałeś, że zrealizujesz dany projekt, zrób to najlepiej, jak potrafisz – uprzedzają eksperci. Bo zdarza się, że pracownicy decydują się wrócić do firmy, w której pracowali dwa–trzy lata wcześniej. Aplikują na wyższe stanowisko, bogatsi o nowe doświadczenia. Ale takie powroty są możliwe tylko wtedy, gdy ktoś nie spalił za sobą mostów.

– Jeśli dobry pracownik rezygnuje, po stronie pracodawcy pozostaje żal. To naturalne. Taka strata wiąże się również z przeorganizowaniem pracy działu, przeprowadzeniem rekrutacji, szkoleniem nowego pracownika... Dlatego, odchodząc z firmy, warto zadbać o to, by nasze odejście było jak najmniej dotkliwe dla otoczenia – radzi Karolina Borek-Pohl. I przekonuje, że jeśli chcemy otrzymać referencje od byłego szefa, najlepiej umówić się na spotkanie i poprosić o nie w bezpośredniej rozmowie. Gdy od zakończenia współpracy minęło już sporo czasu, warto przygotować informacje o realizowanych przez nas projektach, naszych sukcesach, wyzwaniach, którym daliśmy radę. Były szef może tego po prostu nie pamiętać.

– Ostatnio modnym pojęciem stała się marka własna menedżera. Praca jest przecież usługą, którą świadczymy pracodawcy. Pracownik jest więc marką i każdego dnia pracuje na swoją reputację. Każdy roztropnie myślący człowiek musi mieć świadomość tego, że zarówno sukcesy, jak i porażki mogą zaprocentować w najmniej spodziewanym momencie. Profesjonalizm to słowo klucz. Do tego warto się starać ze wszystkich sił. By to, co robimy, miało sens, było robione rzetelnie i elegancko – podsumowuje Justyna Adamczyk. – Innej recepty nie ma.