Oszczędności w firmie: gdzie ich szukać?

Niezależnie od przedmiotu działalności oraz branży każda firma zmaga się z problem racjonalnego wydatkowania środków. Redukcja kosztów nie powinna jednak następować dopiero w sytuacjach kryzysowych. I nie musi ona również oznaczać pogorszenia warunków funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie oznacza nie tylko ustabilizowanie finansów firmy, ale możliwość wypracowania większej konkurencyjności. Tymczasem jak pokazują badania, wiele przedsiębiorstw z sektora MŚP, np. w ogóle nie monitoruje kosztów związanych drukowaniem. Analizy pokazują, że właściciele firm rezygnują w ten sposób ze sporych oszczędności. Podobnie sytuacja wygląda w wielu innych obszarach funkcjonowania firmy, takich jak zarządzanie infrastrukturą IT, czy opłacanie rachunków za energię elektryczną.

Oszczędności w kosztach druku: czarno na białym

Jak wynika z analizy firmy audytorsko-doradczej KPMG, ponad połowa przedsiębiorstw w Polsce nie monitoruje kosztów wydruku, mimo że rocznie drukują one 68 mld stron formatu A4, z czego marnuje się 8,2 proc. Jest to o tyle zastanawiające, że wdrożenie zasad oszczędnego drukowania nie musi oznaczać pogorszenia jakości pracy czy trudności w bieżącym funkcjonowaniu firmy, a jednocześnie nie jest zadaniem bardzo wymagającym. Może natomiast przynieść znaczne oszczędności w budżecie. Od czego zacząć?

Przede wszystkim potrzebna jest wiedza na temat zwyczajów związanych z wykorzystaniem urządzeń drukujących w firmie. Rzetelny audyt umożliwia pozyskanie informacji o typie drukowanych dokumentów, ich liczbie oraz efektywności urządzeń i całkowitych kosztów ich eksploatacji. Istotne jest również zbadanie przyzwyczajeń pracowników w kwestii korzystania z urządzeń drukujących. Niestosowanie przez nich np. wydruków dwustronnych czy niższej jakość wydruku w przypadku dokumentów roboczych w znacznym stopniu wpływa na ponoszone przez firmę wydatki. Może się również okazać, że o ile pracownicy znają przynajmniej w części zasady racjonalnego drukowania, to korzystają z mało oszczędnego sprzętu, zamawiając na dodatek tańsze, lecz mniej wydajne zamienniki.

Dość powszechna jest opinia, że zakup oryginalnych materiałów eksploatacyjnych jest nieopłacalny ze względu na wyższy koszt zakupu ­– zauważa Grzegorz Konik z firmy HP. – Warto pamiętać, że po pierwsze „ siłą witalną i sercem” systemu druku jest wkład drukujacy, który odpowiada w 70 proc. za  jakość wydruku. Zamienniki znacznie różnią się pod kątem użytych składników chemicznych od wkładów oryginalnych, dodatkowo badania niezależnych firm analitycznych, jak Buyers Laboratory czy SpencerLab, pokazują, że materiały OEM są także znacznie bardziej wydajne, co przekłada się na spore oszczędności. Pozostaje również kwestia bezpieczeństwa urządzenia – dodaje Grzegorz Konik.

Zaoszczędzić na energii

Wydatki na energię pochłaniają zazwyczaj sporą część miesięcznego budżetu firmy. Oczywiście, aby oszczędzić na rachunkach, nie trzeba od razu wymieniać infrastruktury budynku na rzecz takiej, która pozwoli uzyskać lepszą efektywność energetyczną. W przypadku dużych przedsiębiorstw standardem staje się zamawianie specjalistycznych audytów energetycznych i zatrudnianie specjalistów od optymalizacji kosztów energii.

Jednocześnie, jak dwa lata temu donosił portal wysokienapięcie.pl, tylko w 2013 roku małe firmy płaciły za prąd razem z dostawą średnio 54 gr/kWh, co stanowiło kwotę o 70 proc. wyższą, niż w przypadku największych odbiorców, oraz średnio 10 proc. wyższą, niż w przypadku gospodarstw domowych. Jak komentują eksperci, koncerny energetyczne często stosują politykę zawyżania cen prądu dla small biznesu, jednak po uwolnieniu rynku energii jest to ryzykowna gra. Rynek stał się konkurencyjny, a zmieniając sprzedawcę, można znacznie obniżyć kwotę na rachunku.

Wielu drobnych przedsiębiorców do tej pory nie zwracało uwagi na ten problem, ale kierowanie się w tej kwestii wyłącznie przyzwyczajeniami nie znajduje racjonalnego uzasadnienia. Dlatego, jak pokazują dane Urzędu Regulacji Energetyki, od 2007 roku coraz większa liczba przedsiębiorców decyduje się na zmianę dostawcy energii. Do sierpnia 2016 taką decyzję podjęło już 171,5 tys. przedsiębiorców.

IT: zyski w chmurach

Ograniczenie wydatków na utrzymanie własnej infrastruktury IT może przełożyć się na znaczny wzrost przychodów. Przykładem jest wykorzystanie w przedsiębiorstwie technologii chmurowej. Jak pokazuje tegoroczne badanie pt. „Chmura w polskich firmach” zrealizowane przez Ipsos na zlecenie firmy Intel, 35 proc. badanych firm w naszym kraju korzysta z rozwiązań chmurowych. Mimo że grupę respondentów stanowiły duże przedsiębiorstwa, rozwiązanie chmurowe nie jest wyłącznie zarezerwowane dla tej grupy. Wystarczy spojrzeć na zalety cloud computingu, które są największym ułatwieniem właśnie dla podmiotów sektora MŚP.

Usługi chmurowe ułatwiają korzystanie z nowoczesnego oprogramowania, bez konieczności zakupu kosztownych licencji. Systemy chmurowe cechuje również większa elastyczność w wykorzystaniu narzędzi, które w danym momencie są faktycznie potrzebne w prowadzeniu działalności biznesowej. Rozwiązania oparte na chmurze często likwidują konieczność instalowania w firmie dodatkowej infrastruktury (np. wirtualne firewalle). Jak pokazuje aktualny raport Cisco nt. adaptacji rozwiązań chmurowych, dzięki tej technologii firmy mogą zredukować wydatki na IT nawet o 77 proc., a jednocześnie o 99 proc. szybciej wdrożyć nowe aplikacje i usługi. Wg danych Cisco możliwe do osiągnięcia zyski dochodzą do 10,4 proc.

Optymalizacja wydatków to proces ciągły. Nie zamyka się on w jednorazowo podjętych działaniach. Dlatego warto stale monitorować wydatki i typować obszary, w których można obniżyć koszty. Przedstawione powyżej są bowiem tylko jednymi z wielu, którym warto się przyjrzeć.

Materiał promocyjny