Łowcy marzeń

Nie ma dla nich rzeczy niemożliwych, znają odpowiedź na każde pytanie. Pracują po 24 godziny na dobę, planują przyszłość niczym najlepsi wróżbici, a złotówki zamieniają w niezapomniane wrażenia. Oto organizatorzy eventów, czyli ludzie do zadań specjalnych.

Pewna 36–letnia kobieta po ośmiu latach małżeństwa, dwóch latach batalii sądowej i trzech dniach od orzeczenia rozwodu powzięła postanowienie. Krótki telefon: – Pani Agnieszko, mam 22 tys. zł, 17 koleżanek i powód do świętowania. Chcę zakończyć swoją gehennę z przytupem!

Wynajęty na cały weekend apartament, katering z modnej restauracji, lekcje tańca. To był tylko początek atrakcji dwudniowej imprezy. Bo po kilku godzinach goście przenieśli się nad jezioro, gdzie przy ognisku odbyło się uroczyste palenie zdjęć z małżeńskich czasów, bieganie po rozżarzonych węglach, kąpiel nago i naga sesja zdjęciowa. Później, już w nieco spokojniejszej atmosferze, świeżo upieczona rozwódka zajęła się planowaniem kolejnych 50 lat życia ze szczegółowym scenariuszem na każdy rok. Tym razem pomocny okazał się szampan i trochę atrakcji, które jednak objęte zostały klauzulą milczenia. Nad wszystkim niezmiennie czuwała Agnieszka Urbańska.

Organizator eventów to trudny fach. Sam rynek jest szeroki – konferencje, gale, festyny, podróże integracyjne, zagraniczne kongresy, koncerty, festiwale filmowe, wydarzenia sportowe czy śluby. I chociaż każdy organizator ma swoją specjalizację, to też każdy z nich musi być wszechstronny. To na nich spoczywa najwięcej obowiązków, bo dopilnować muszą wszystkiego: od świateł scenografii przez listę gości, ochronę po kolor obrusów, świece i kształt przekąsek na talerzach.

Człowiek z żelaza

Zuchwali, czyli Magda Jabłońska i Kuba Kadłubowski, jako firma działają zaledwie od roku, ale oboje mają bogatą eventową przeszłość. Ona pracowała w PR, a on podobnie jak dziś organizował eventy. Wspólnie robią głównie autorskie projekty, sami je wymyślają, sami szukają sponsorów i potencjalnych zainteresowanych. Ale to nie wszystko, poprzeczkę podnieśli jeszcze wyżej – sami również szukają klientów. 
– Pomiędzy nami a naszymi partnerami jest porozumienie. Mamy wspólne potrzeby i oczekiwania – tłumaczy Kuba. Praca według schematów 
– od eventu do eventu – już ich nie interesuje. – W tej branży wymagane jest ciągłe szukanie inspiracji, dlatego też ten zawód szybko wypala – opowiada Magda.

Jedni wybierają indywidualne projekty i grę na własnych zasadach, innym odpowiada korporacyjny blichtr i szybko stają się częścią wielkiej machiny. Przy takim tempie życia praca często zlewa się z życiem prywatnym. 
– U mnie obie te strefy są bardzo ściśle połączone. Wśród osób, z którymi pracuję na co dzień przy różnych projektach, znalazłam przyjaciół. Spędzam z nimi czas prywatnie, są to po prostu naczynia połączone – opowiada Kasia Rutkowska, która zajmuje się organizacją eventów firmy RedBull. W ten sposób praca szybko staje się domem, a bycie numerem jeden największą ambicją. Kasia sześć lat temu rzuciła pracę asystentki w biurze firmy budowlanej, dziś nie żałuje niczego. – Z każdym kolejnym projektem myślę, że właśnie ten jest najciekawszy, a potem okazuje się, że za rogiem czeka już kolejny.

Eventy wciągają. W toku produkcji wszystkie ludzkie potrzeby odchodzą na drugi plan. Spanie, jedzenie czy odpoczynek stają się zbędnym elementem życia codziennego, dlatego po kilku latach naturalna selekcja pozwala utrzymać się na rynku tylko najwytrwalszym. – Choroba dziecka, wywiadówka, życie prywatne przestają istnieć. Ten zawód trzeba kochać – puentuje Magda.

Tej zasadzie hołduje również Piotrek Baranowski. Od kilku lat pracuje w agencji Zero,2, która obsługuje m.in. firmy motoryzacyjne. – Sam uwielbiam samochody. Testowanie czy po prostu jazda najnowszym modelem to wartość dodana do tego fachu – przekonuje.

Najpierw kawa i poczęstunek, później krótka pogadanka o zaletach produktu, jego historii, innowacjach technologicznych i planach firmy na przyszłość. Na koniec wisienka na torcie – przejazd po torze parkour. Audi quarto przechyla się o 40 stopni względem podłoża i jedzie tylko na trzech kołach. Słychać piski radości i podniecenia. Bawić chcą się wszyscy – dziennikarze, biznesmeni i fascynaci marki. Akcja trwa kilka miesięcy, najpierw w Warszawie, później w Białce Tatrzańskiej, a w międzyczasie jeszcze premiera nowego modelu w modnym stołecznym klubie.

Duże eventy zwykle planowane są z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, ale presja jest cały czas. – Rano dzwoni telefon i okazuje się, że zaraz musisz jechać do innego miasta, żeby dostarczyć samochód. Wstaję i jadę – mówi bez żalu Baranowski. Lubi być w ciągłym ruchu, na razie nie wyobraża sobie, że miałoby się to zmienić. – To, co dla jednych jest wadą, dla mnie jest zaletą tego fachu. Choć trudno jest tu coś przewidzieć z dużym wyprzedzeniem i czasem po prostu muszę zrezygnować z własnych planów.

Człowiek orkiestra

Zawód event managera powstał cztery lata temu i pewnie dlatego nie doczekał się jeszcze polskiej nazwy (bo organizator imprez to zdecydowanie zbyt mało pojemne określenie – przekonują znawcy tematu). Uczelnie wyższe wprowadziły kierunki na studiach przygotowujące do pracy w branży. Wcześniej evenciarstwo było dżunglą bez żadnych praw i zasad. – Zorganizowanie ślubu koleżanki, urodzin czy jednej konferencji nie czyni cię event managerem. To wiedza oparta na ciężkiej pracy i latach doświadczeń – tłumaczy Magda.

Event wymaga jeńców, im większy, tym więcej. W poznańskim centrum handlowym przez całą noc trwa ustawianie scenografii. Wszyscy pracownicy M Concept są w pełnej gotowości. Przez 13 godzin budują scenografię wielkości 100 mkw. Następnego dnia odbędzie się tu promocja najnowszych telewizorów znanej koreańskiej marki. Kiedy zmęczeni kończą dzieło, zjawia się zleceniodawca 
i, kręcąc głową, rzuca enigmatyczne hasło „przestawiamy", więc... przestawiają. Całą noc sztab ludzi wykonuje jeszcze raz tę samą pracę. Wszystko w imię zasady „klient nasz pan".

– Event manager to jednocześnie kreator, logistyk, producent, artysta, ochroniarz, psycholog i analityk – wymienia Kuba. Organizacja wydarzeń specjalnych wymaga nie lada umiejętności, a wręcz talentu. – Człowiek ogarnia pięć rzeczy, będąc w trzech miejscach naraz – pół żartem, pół serio mówi Kuba i porównuje zawód organizatora eventów do pracy strażaka. – Gdy wszyscy inni się poddają, ty musisz stanąć na wysokości zadania i... ugasić pożar.

Prawdziwy kunszt wypracowuje się przez lata doświadczeń, często zdobywanych od dziecka. Magda i Kuba już w szkole podstawowej byli harcerzami, ale nie są wyjątkiem. W tej branży nietrudno spotkać byłego druha. 
Agnieszka Urbańska w M Concept pracuje od czterech lat, ale harcerką była już od 11. roku życia. Przeszła przez wszystkie stopnie, aż do komendantki zgrupowań. – Organizacja obozu harcerskiego daje przedsmak tego zawodu – żartuje Urbańska. Już jako nastolatka, kiedy jej rówieśnicy spędzali wczasy z rodzicami, ona była odpowiedzialna za kilkadziesiąt osób. To do niej należało znalezienie odpowiedniego miejsca na obóz czy zimowisko, zdobycie niezbędnych pozwoleń, spełnienie wytycznych sanepidu czy kuratorium.

Kto pyta...

Każdy event zaczyna się od tego samego – zapytania. Jedni sami szukają swoich klientów, inni czekają na zaproszenie do współpracy czy przetargu, a jeszcze inni sami polują na zlecenia. Globalne marki zwykle mają w swoich strukturach osobny dział zajmujący się organizacją wydarzeń specjalnych, jednak nie jest to zasadą. Czasem nawet giganci zatrudniają podwykonawców lub po prostu zlecają zorganizowanie wydarzenia firmie zewnętrznej.

RedBull ma swój dział i ludzi od eventów, stawiają na wydarzenia kulturalne i sportowe. M Concept przyjmuje zewnętrzne projekty i często staje do przetargów, konkurując z innymi firmami. Ich konikiem są promocje produktów. Agencja Zero, 2 również przyjmuje zewnętrzne zlecenia, choć ich głównym klientem jest koncern motoryzacyjny. Zuchwali zrezygnowali ze współpracy z dużymi agencjami, chcą robić tylko to, w co wierzą. Starannie dobierają partnerów, zamiast na wielkie pieniądze postawili na komfort pracy.

Lato trwa w najlepsze, a jedna z urokliwych uliczek w ścisłym centrum Gdańska jest zupełnie opustoszała. Zuchwałym nie mieści się to w głowie, bo to przecież idealne miejsce, żeby porzucać frisbee, pograć w piłkę, pojeździć na wrotkach, rozłożyć planszówkę na trawniku. Kuba z Magdą chcą rozruszać miasto, zrobić jakiś event, który zintegruje mieszkańców i zabije nudę. Po burzy mózgów ustalili hasło przewodnie – „zajawka". W miesiąc zorganizowali wszystkie niezbędne pozwolenia. Pojawili się DJ–e i muzycy. Grafficiarze zrobili wielki mural, popis dali rolkarze i wrotkarze. Były występy tańca, pokaz hula–hoop, stoiska z autorskimi ubraniami i biżuterią. Na rozstawionych pufach można było zajadać się jedzeniem z foodtracków albo nie robić nic. Od tamtej pory Dream Cloud jest flagowym eventem Zuchwałych i odbywa się cyklicznie.

Ale jedno pozostaje niezmienne: na początku musi być brief. To on pomaga określić główne założenia wydarzenia, grupę docelową, czas, budżet. I oczekiwania klientów. A ci chcą „efektu wow". – To trochę wyświechtane i irytujące słowo, które pada niemal za każdym razem – opowiada Kadłubowski. Zleceniodawcy często nie potrafią sprecyzować, o jakie „wow" im chodzi, dlatego event managerowie muszą wyczuć klienta i zrozumieć jego potrzeby. Bo dobry event ma nie tylko przyciągnąć ludzi. Powinien jeszcze zostać zapamiętany.

Trudne słowo na „h": harmonogram

Klient dostaje scenariusz wydarzenia. Najprostszy do zorganizowania jest wyjazd integracyjny na kilkadziesiąt osób – miły hotel, na miejscu najpierw gry i zabawy, a później impreza – wszystko według standardu. Schody zaczynają się wtedy, gdy w grę wchodzi dobre imię firmy albo promocja jej nowego produktu. Coraz częściej organizacja eventu wiąże się również z kompleksowym PR–em. Event managerowie odpowiedzialni są nie tylko za utrzymanie wizerunku wydarzenia, ale też jego rozpowszechnienie i samą realizację. Opracowanie pełnego harmonogramu to tygodnie pracy. Trzeba wysłać zapytanie do firm kateringowych, technicznych, artystów i rozeznać się w cenach. Należy też sprawdzić dostępność hoteli, sal konferencyjnych czy koncertowych, a o dobre i niestandardowe miejsce jest trudno. Dlatego gdy tylko otworzy się nowy i ciekawy lokal, łowcy eventów już są na miejscu.

Dobry harmonogram powinien zawierać maksymalnie dużo szczegółów. Choć nie da się wszystkiego zaplanować, to evenciarze zawsze starają się ubezpieczyć od złych wypadków. Jeśli wysiądzie prąd – jest agregat, jeśli zacznie padać – jest namiot, jeśli gwiazda się spóźnia – sami wychodzą na scenę, żeby na chwilę zabawić publikę. Najważniejsze, żeby nikt nie zauważył wpadki, a goście myśleli, że tak właśnie miało być. – Ludzie pracujący w tej branży muszą znać odpowiedź na każde pytanie i mieć zapas finansowy na każdą sytuację. Tutaj nie ma miejsca na niewiadome – mówi Kuba. Eventy to praca w