Laptop, komórka i stoper

Jeśli są prowadzone poprawnie, mogą ułatwić pracę każdemu, przyczyniając się do większej efektywności. Niestety, częściej zapełniają tylko miejsce w kalendarzach i niepotrzebnie zajmują czas. Spotkania firmowe. Czy jest jeszcze dla nich nadzieja?

Najlepsze firmy nie mają z tym problemu. Przykładowo w Apple'u każde spotkanie ma swojego DIR–a (z ang.: Directly 
Responsible Individual), czyli osobę, która bezpośrednio odpowiada za jego przebieg. W agendach wysyłanych przed spotkaniem zawsze są też oznaczone osoby odpowiedzialne za poszczególne aspekty, przez co każdy uczestnik wie, czego się od niego oczekuje i na co ma się przygotować. Podobne zasady obowiązują w Google'u, 
a dodatkowo na spotkaniu w tej firmie nie może być więcej niż 10 osób. – Uczestnictwo w nich nie jest wyróżnieniem czy kwestią honoru – mówiła na jednej z konferencji Kristen Gil, wiceprezes ds. operacji biznesowych w Google. Tłumaczyła, że pracownicy, którzy nie biorą udziału w zebraniach i nie są na nie zapraszani, absolutnie nie powinni czuć się pokrzywdzeni. Firmie zależy po prostu na produktywności, dlatego nie chce organizować ludzkich spędów. Dodatkowo ruchy biznesowe w Google'u nie powinny być uzależnione od terminu spotkania, bo nie wszystkim pasuje pierwszy proponowany termin. Dlatego jeśli jakaś decyzja wymaga dyskusji, pracownicy Google'a powinni zorganizować spotkanie niezwłocznie, czyniąc je priorytetem.

Topowe marki opanowały sztukę spotkań do perfekcji, jednak większość firm ciągle ma z tym problem. W rezultacie marnotrawione są czas i pieniądze. W 2005 r. Microsoft przeprowadził bardzo szeroko zakrojone badanie 38 tys. ludzi z 200 krajów, aby sprawdzić m.in. skuteczność spotkań firmowych. Okazało się, że ludzie spędzają średnio 5,6 godziny tygodniowo na spotkaniach, a 69 proc. tego czasu przebiega nieproduktywnie. Inne badanie, organizacji Holden Leadership Center, które zostało przeprowadzono w ubiegłym roku, udowadnia, że w samych Stanach Zjednoczonych niepotrzebne spotkania kosztują przedsiębiorstwa aż 37 mld dol. rocznie! Średnio w miesiącu firmy organizują 62 nasiadówki, w tym 31 godzin to czas, który sami pracownicy uznali za stracony. Jak poprawić tę sytuację? Najprostsza rada: skrócić czas trwania.

Maksimum 30 minut

Marcin Orocz, dyrektor ds. sprzedaży mHR EVO w BPSC, firmie zajmującej się projektowaniem i wdrażaniem rozwiązań informatycznych wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwem, zdradza, że zdarzyło mu się poprowadzić spotkanie... 12–godzinne. Było bardzo produktywne, a najlepsze rozwiązania pojawiły się na samym końcu. – Wymaga to jednak wyćwiczonego zespołu, angażującego problemu i fachowej moderacji – mówi Orocz. I zaraz dodaje, że dla niego optymalny czas na spotkanie wynosi 14 minut i ani chwili dłużej. – Trzeba tylko zachować dyscyplinę, by wykorzystać ten czas najbardziej efektywnie – tłumaczy. Porównuje też zebranie do sportu, mówiąc, że więcej i dłużej nie znaczy lepiej. Chyba że chodzi o zaprawionych w boju profesjonalistów. – Lepsze efekty osiąga się, trenując intensywnie przez 
30 minut niż przez godzinę lub dłużej z mniejszym zaangażowaniem – przekonuje.

Tony Schwartz, prezes organizacji The Energy Project, która pomaga firmom osiągać wyższą produktywność, przeprowadził ze swoim zespołem ciekawe badanie. Okazało się, że potrafimy zachować koncentrację przez 90 minut (niezakłócona praca umysłowa), natomiast przy pracy w grupach za optymalne uznaje się 30 minut. Wynika to przede wszystkim z ograniczonej percepcji. – Większość z nas nie jest w stanie utrzymać wysokiej koncentracji przez kilka godzin 
– zgadza się Marcin Orocz. To dlatego ponaddwugodzinne spotkanie raczej nie zaowocuje kreatywnymi pomysłami – takich efektów należy spodziewać się po spotkaniach krótszych, ale bardziej intensywnych.

Na krótkim spotkaniu nie ma czasu na odbieranie telefonów, wymianę SMS–ów czy e–maili. Ograniczony czas zmusza do większej uwagi i nie można sobie pozwolić na zbaczanie z tematu. – Tak, 15 minut wystarczy – wtóruje Beata Straszewska, właścicielka marki Stewiarnia.pl i Esklepikszkolny.pl. Szczególnie jeśli jasno określimy cel spotkania i wiemy, po co i z kim się spotykamy oraz jakich efektów oczekujemy. Do tego dorzuca jeszcze jedną radę: dobrze jest prowadzić zebranie na stojąco. – W tej pozycji ludzki mózg pracuje z większą wydajnością, dociera do niego więcej tlenu. Jest więc szansa, że dojdziemy do konstruktywnych wniosków 
– mówi Straszewska.

Zasady...

Aby spotkania stały się bardziej produktywne, nie wystarczy powiedzieć w zespole, że od tej pory musimy zmieścić się w 30 minutach. – Nasza firma działa na kilku frontach: mamy sklep internetowy z produktami bez cukru, dystrybucję do sklepów stacjonarnych, produkty dla sklepików szkolnych 
– wylicza Beata Straszewska. – Doświadczenie nauczyło mnie, że warto spotkania rozbijać na kilka mniejszych. Tak, by uczestniczyli w nim jedynie zainteresowani. Każda zbędna osoba obniża poziom skupienia i motywacji – tłumaczy.

Inna zasada, której przestrzega Straszewska, to realizowanie spotkań w zam-
kniętej przestrzeni. – Dzięki temu nie będzie co chwilę ktoś zaglądać i odciągać uwagi uczestników – tłumaczy. I kolejna rada: – Warto zabierać tylko notes i długopis, a wszystkie urządzenia elektroniczne zostawiać na biurku.

Notatki zapisane odręcznie, które później trzeba przenieść do komputera, mają jeszcze jedną, niedocenianą zaletę. – Przepisując wnioski ze spotkania „na czysto", lepiej je zapamiętamy. Poddajemy je również krytycznej analizie – przekonuje Straszewska.

Dużą przeszkodą mogą być przyzwyczajenia. – Niestety, przekonanie, że długość spotkania oznacza jego wyższą wartość, jest dość powszechne – zwraca uwagę przedstawiciel BPSC SA. I w końcu zostaje jeszcze tak prozai-
czna rzecz jak kalendarze dostępne na komputerach, w których domyślną opcją dla spot-
kań jest czas trwania określony na godzinę. Marcin Orocz do zasad wymienionych wcześniej dołączyłby jeszcze trzy minuty na wypowiedź dla każdego uczestnika, aby uniknąć długich monologów.

...i elastyczność

Choć zasady są niezwykle ważne, równie ważna jest elastyczność. Dla przykładu, menedżerowie nie powinni się obawiać przerywania lub przekładania spotkań. – Jeżeli zobaczymy, że uczestnicy nie są przygotowani albo też mają ważniejsze tematy bieżące, nie bójmy się zaproponować innego terminu – mówi Marcin Orocz. Może się przecież zdarzyć, że ktoś w trakcie definiowania ważnego tematu musi akurat odpowiedzieć na pilną wiadomość (której się spodziewał) albo zareagować na zdarzenie ad hoc, np. nieprzewidzianą awarię. Pracownicy nie powinni mieć poczucia, że spotkania są święte i raz zaplanowane trafiają do kalendarza z czerwoną etykietą.

Gdy już dopracujemy zasady i nastawimy stopery, pozostaje jeszcze jeden element tej układanki. Arcyważny. To moderator spot-
kania, który zatroszczy się o to, aby każdy uczestnik rzeczywiście rozumiał omawiane kwestie. Jeżeli tego nie zrobimy, będziemy potrzebowali później dodatkowego czasu – już po spotkaniu – na wymianę e–maili, indywidualne rozmowy i przesyłanie dokumentów. Moderatorem powinna być osoba z autorytetem w firmie, która będzie minimalizować ryzyko niepotrzebnych dygresji czy powracania do kwestii, które już omówiono. – Przydaje się zwłaszcza wtedy, gdy nie możemy sobie pozwolić na ograniczenie grona rozmówców i musimy zaprosić więcej niż trzy osoby – podkreśla Marcin Orocz. Bo trzy osoby to już tłum, nad którym czasem trudno zapanować.

Jak robią 
to start–upy

W start–upach często obowiązują luźniejsze zasady, co nierzadko sprawia, że spotkania mają w sobie element zabawy lub kary. 
I tak w Tripping.com, wyszukiwarce pomieszczeń na wakacje, na spotkaniach uruchamiany jest stoper odliczający 30 minut. Jeżeli spotkanie trwa dłużej, osoba, która 
je zwołała i była moderatorem, musi 
wrzucić 5 dol. do słoika „na piwo".

Start–up Just Fearless, świadczący usługi konsultingowe dla firm, stosuje inną zasadę: po 30 minutach uczestnikom zabierane 
są krzesła i muszą stać do końca dyskusji. Z kolei Buddytruk, twórcy aplikacji mobilnej dla kierowców ciężarówek, organizuje spotkanie z zespołem co piątek, aby zaplanować działania na kolejny tydzień. 
Tu „kara" za przekroczenie półgodzinnego limitu jest bardziej bolesna: 50 pompek 
na oczach zebranych.

Przepis 
na udane spotkanie

Kevin i Jackie Freiberg, autorzy bestsellerów na temat przywództwa i innowacji, w tym książki „Be a Person of Impact!", zalecają menedżerom stosowanie się do prostego przepisu na efektywne spotkania biznesowe. Czyli:

1. 
Wyślij e–mail z informacją o spotkaniu z wyprzedzeniem.

2. 
Przyjdź 5 minut przed rozpoczęciem zebrania.

3. 
Zaczynaj i kończ w zaplanowanym czasie.

4. 
Bądź przygotowany.

5. 
Nie pozwól uczestnikom korzystać ze smartfonów.

6. 
Zachęć zespół do korzystania z papieru i długopisów.

7. 
Trzymaj się tematu.

8. 
Mów krótko i konkretnie – to samo dotyczy pozostałych uczestników, nie tylko moderatora.

9. 
Nie przeszkadzaj innym, gdy się wypowiadają.

10. 
Każda osoba na spotkaniu ma wnosić jakiś udział – nie zapraszaj ludzi tylko po to, aby słuchali.

11. 
Stawiaj wyzwania pomysłom, a nie ludziom. Oceniaj pomysły, nie ludzi.

12. 
Wyślij e–mail z ustaleniami – nie później niż 12 godzin po spotkaniu.