Dlaczego wybór sali konferencyjnej jest tak ważny dla sukcesu eventu?

Czy zastanawiałeś się kiedyś nad tym, w czym tkwi sukces spotkań biznesowych? Jakie elementy są kluczowe, a jakie mniej istotne? Czy wiesz, że o powodzeniu organizowanego przez Ciebie szkolenia lub prestiżowej konferencji w znacznej mierze decyduje sala, w której się one odbędą? I wreszcie najważniejsze pytanie: dlaczego wybór sali decyduje o sukcesie Twojego wydarzenia? Na wszystkie te pytania postaramy się odpowiedzieć w dzisiejszym artykule. P

Wybór właściwej sali konferencyjnej to pierwszy krok do sukcesu Twojego wydarzenia

O sukcesie organizowanego przez Ciebie szkolenia, konferencji, bądź jakiegokolwiek innego wydarzenia biznesowego, decydują nie tylko odpowiednio dobrani prelegenci, ale także miejsce, w którym się ono odbywa. Niektóre firmy decydują się na organizację tego typu wydarzeń na terenie własnej firmy. Zdecydowana większość nie ma jednak odpowiednich do tego warunków. Stąd pomysł na organizowanie konferencji lub szkolenia poza siedzibą. Istnieją specjalnie przeznaczone do tego sale do wynajęcia, oferujące ponadto bogate zaplecze techniczne i wyposażeniowe, które w głównej mierze decyduje o powodzeniu takiego rodzaju przedsięwzięć. Weźmy na przykład konieczność profesjonalnego nagłośnienia czy systemu multimedialnego. W większości przypadków wyposażenie to jest po prostu niezbędne.

Jakie są współczesne trendy spotkań biznesowych?

To, jak ważny jest wybór odpowiedniej sali szkoleniowej lub konferencyjnej, z całą pewnością potwierdzają współczesne trendy spotkań biznesowych.

Jeszcze do niedawna czynnikiem warunkującym wybór danego miejsca była atrakcyjna cena – mówi specjalista z firmy salerezerwacje.pl Obecnie organizatorzy szkoleń, konferencji, bankietów i innych spotkań biznesowych stawiają przede wszystkim na jakość świadczonych usług. Dużą popularnością cieszą się dzisiaj sale do wynajęcia w hotelach, głównie ze względu na możliwość połączenia danego wydarzenia z noclegiem. Na ostateczną decyzję wpływ ma również wysoki standard wyposażeniowy, jaki gwarantuje dana sala szkoleniowa. W grę wchodzi jeszcze profesjonalny serwis bankietowy, obsługa cateringowa, czy w ogóle zaplecze kulinarne hoteli.

Czym sala szkoleniowa lub konferencyjna może wyróżniać się na tle konkurencji?

Sala do wynajęcia z pewnością powinna wyróżniać się profesjonalnym zapleczem biznesowym. Mowa tu przede wszystkim o odpowiednim sprzęcie audiowizualnym, a w tym o flipchartach, ekranach projekcyjnych, zestawach wideo, stałym łączu internetowym (zarówno przewodowym, jak i Wi-Fi), rzutnikach multimedialnych czy profesjonalnym nagłośnieniu z mikrofonami. Odpowiednio przygotowana sala konferencyjna czy szkoleniowa powinna posiadać klimatyzację oraz regulację świetlną. Organizatorzy spotkań biznesowych dużą uwagę zwracają również na ofertę kulinarną i jakość serwisu. Niezwykle istotne jest także dobrze przygotowane zaplecze parkingowe. Przewagą danego obiektu może być też z pewnością możliwość łączenia bądź dzielenia danej powierzchni w dowolnych konfiguracjach, w zależności od indywidualnych potrzeb czy charakteru organizowanego spotkania. Sala szkoleniowa do wynajęcia, która posiada takie funkcje, pozwala między innymi na wyodrębnienie miejsc warsztatowych do pracy w mniejszych zespołach.

Wszystkie wymienione powyżej aspekty w znacznej mierze decydują o sukcesie szkolenia, konferencji czy też innego wydarzenia biznesowego. Dlatego tak ważny jest umiejętny wybór sali, a co za tym idzie – odpowiedniego zaplecza technicznego. Jeżeli planujesz cykliczne organizowanie konferencji lub szkolenia w danym roku, dokonaj rezerwacji wszystkich terminów z możliwie największym wyprzedzeniem. Wcześniejsza rezerwacja sali z całą pewnością zmniejszy ryzyko niedostępności interesującego Cię obiektu w danym terminie. Pamiętaj, że istnieją tak zwane „sezony konferencyjne”, w których zaobserwować można duże nasilenie spotkań biznesowych.

Szkolenia i konferencje najczęściej organizowane są w okresach od marca do czerwca, a także od września do listopada. W okresach tych wynajęcie odpowiedniej sali jest niestety bardzo utrudnione. W tym czasie zaobserwować można także większe koszty związane nie tylko z wynajęciem sali, ale także z organizacją całego wydarzenia biznesowego. Na naszym portalu masz możliwość rezerwacji sali z dużym wyprzedzeniem – wystarczy, że odpowiednio określisz swoje oczekiwania. W ofercie posiadamy ponad 1300 sal w aż 60 lokalizacjach, z czego niemalże 900 w 50 miastach to miejsca dostępne w systemie online na naszym portalu. – wyjaśnia pracownik firmy salerezerwacje.pl.

Więcej o wyborze sali konferencyjnej dowiesz się z tekstu TUTAJ.