Chorzy na powerpointa

W ostatnich dekadach był symbolem korporacyjnego życia, teraz staje się ikoną nieproduktywnego banału. Jest też katalizatorem kłopotów, z jakimi muszą się borykać pracownicy korporacji. A wypalenie zawodowe, wybuchy agresji i bóle kręgosłupa to tylko skromna ich część.

Comiesięczne, cotygodniowe, a w niektórych firmach nawet codzienne spotkanie przy projektorze jest świeckim rytuałem. Schodzącym się do sali konferencyjnej pracownikom pozostaje tylko wymieniać rozpaczliwe spojrzenia i spoglądać na zegarki. A po zajęciu miejsca przy stole – zapaść w dyskretny letarg. Tym, co potem dzieje się w ich psychice, zaczynają się przyglądać psychologowie biznesu. To cała gama odczuć – od początkowej nudy do późniejszej frustracji, która w końcu przeradza się w gniew, zwłaszcza gdy prezentacja zaczyna się przeciągać. Oto „death by PowerPoint" – w mniej lub bardziej udanym tłumaczeniu: śmierć za pomocą (lub przy użyciu) PowerPointa.

Oczywiście, zagrożenie nie jest śmiertelne. Śmiertelna jest nuda, która ogarnia audytorium po raz setny oglądające uściski dłoni roześmianych biznesmenów, rządek trzymających się za ręce ludzi okalający kulę ziemską, tarczę łuczniczą ze strzałami wbitymi w „10", wyciągnięte kciuki, kamienie poukładane w stosy. To nie jest przypadkowa lista: ułożyli ją eksperci szwedzkiej agencji fotograficznej Pickit, która takimi właśnie obrazkami handluje – a teraz przed nimi przestrzega.

Opowiedz mi to jeszcze raz!

– Problem jest poważny i powinniśmy go poważnie traktować – ocenia Piotr Garlej, specjalista ds. marketingu i założyciel firmy Studio–prezentacji.pl. – Odbija się na skuteczności przekazu, zarówno w wymiarze wewnętrznym, w komunikacji między menedżerami a pracownikami, jak i w komunikacji zewnętrznej. Innymi słowy: mętna prezentacja może się przełożyć na realne – i mizerne – wyniki finansowe.

– Tak właśnie umiera uwaga – komentuje z kolei Jacek Santorski, psycholog biznesu. – Niejedyny to zresztą taki przypadek. Dysponujemy badaniami, z których jasno wynika, że odkąd rozpowszechniły się w biznesie pewne standardy, czy w gruncie rzeczy bezrefleksyjnie powielane wzorce, powtarzane po sto razy bodźce, poziom wagi i zrozumienia takiego przekazu spadł. Żeby mózgi osób patrzących na ekran się nie wyłączyły, muszą zobaczyć coś innego niż to, co widziały setki razy.

Nie takie to proste. PowerPoint wszedł do użycia w 1990 r. W Polsce oznacza to tyle, że jest tak stary jak sam kapitalizm. Na całym świecie liczbę użytkowników tej aplikacji ocenia się na 1,2 mld. 
Olbrzymia część tej grupy używa programu codziennie, nawet jeśli ostatecznie przeformatowuje swoje „dzieła" do plików typu PDF czy DOC. Na nieszczęście Microsoftu kilka lat temu złośliwi obserwatorzy korporacyjnej rzeczywistości ukuli termin „death by PowerPoint", który na Zachodzie chwycił jak najlepsze hasło reklamowe. Dla giganta z Redmond zmartwienie było na tyle realne, że pod koniec ubiegłego roku Microsoft zaczął oferować nowe narzędzia do projektowania prezentacji – pozwalające uniknąć sztampy dzięki 12 tys. najrozmaitszych opcji.

Pytanie, czy nie za późno. „Niedawno zaczęto sugerować, że uniwersytety powinny zabronić używania PowerPointa, bo ogłupia studentów, a wykładowców czyni nudziarzami. W pełni się zgadzam z tym postulatem" – napisał specjalista z branży IT i badacz z University of Auckland Paul Raplh. Podpiera się przy tym wynikami badań, z których można wywnioskować, że slajdy zniechęcają do myślenia w kompleksowy, złożony sposób. Bo czego nie ma na slajdzie, to się nie liczy.

O ironio, Ralphowi sekundują – w nieco delikatniejszy sposób 
– nawet specjaliści od tworzenia slajdów. – Na początek zastanówcie się, czy w ogóle potrzebujecie slajdów. – pytał Aaron Weyenberg, ekspert przygotowujący prezentacje na popularne i prestiżowe konferencje naukowe TED. – Najchętniej oglądane wykłady TED nie zawierały ani jednego slajdu, koncentrowały się na tym, co zostało powiedziane, a nie pokazane.

Ba, są tacy, którzy instynktownie od lat odrzucają prezentacje. Taki styl pracy zaprowadził w Amazonie Jeff Bezos. „Prezentacje w stylu PowerPointa na swój sposób dają przyzwolenie, żeby prześlizgiwać się po ideach, spłaszczać głębszy sens spraw relatywnie ważnych i ignorować nieprzystawalność pomysłów" – skwitował w e–mailu do swojego zespołu już w 2004 r. (choć korespondencja ta wyszła na jaw dopiero rok temu). Od tamtej pory konsekwentnie trzyma się tego credo: pracownicy Amazona, chcąc przedstawić reszcie zespołu swoje pomysły, muszą przygotowywać czterostronicowe „opowiastki" czy „narracje".

– Narracyjna struktura wymusza lepsze myślenie i lepsze zrozumienie tego, co najważniejsze, oraz sposobu, w jaki poszczególne aspekty wiążą się ze sobą – tłumaczył podwładnym Bezos. – Mózg ludzki jest zarazem leniwy i mądry. Jeżeli po raz kolejny widzi ściskające się dłonie, to po prostu się wyłącza. Albo szuka czegoś ciekawszego we własnym smartfonie – śmieje się z kolei Jacek Santorski. Według niego death by PowerPoint to nie tyle zagrożenie dla naszej rozdrażnionej psychiki, ile marnowanie potencjału zachwytu, zaangażowania, zainteresowania.

Prezentacja, która szkodzi?

Powtarzające się seanse frustrującej nudy z pewnością nie służą naszemu zdrowiu. – Cotygodniowe raportowanie i przygotowywanie prezentacji... Cóż, ludzie z korporacji uważają to za straszną stratę czasu i niezwykle frustrujące zajęcie – opowiada psycholog biznesu Izabela Kielczyk. – Czasem uważają też, że nie ma sensu tego robić, bo pochwały zbierają ci, którzy lepiej się zaprezentują, a niekoniecznie mają więcej do powiedzenia.

Według niej konieczność tworzenia i oglądania prezentacji, standardowy rytuał w wielu firmach, to element większego obrazka. Zwłaszcza jeśli ocena pracownika sprowadza się do tego, jakie ma możliwości autoprezentacji. Osoby, którym brakuje tego typu zdolności, nawet jeśli są świetnymi specjalistami w swojej dziedzinie, stopniowo coraz bardziej męczą się w takim miejscu. I zaczynają chorować. Czasami zewnętrzne oznaki to zwiększona kłótliwość, przedmiotowe traktowanie współpracowników i klientów. Słabnie energia do pracy, a z czasem pojawiają się fizyczne konsekwencje.

– Najczęstszy problem to kłopoty z kręgosłupem. Sama pozycja siedząca wpływa choćby na obciążenie stawów: kolanowych, biodrowych, nadgarstków – wylicza specjalista ds. korporacyjnej profilaktyki zdrowia Tomasz Mendak, założyciel firmy corporate wellness WorkMed. – Do tego dochodzą problemy ze wzrokiem i migrena, pojawiające się np. wskutek przesycenia informacjami albo hałasu, który powstaje czasem w biurze. – Pojawiają się bóle głowy, których przyczyny lekarz nie potrafi wskazać, częste przeziębienia, zaskakujące złamania. Niekontrolowane wybuchy płaczu lub gniewu – uzupełnia Izabela Kielczyk. – Skrajnym przypadkiem, z którym się zetknęłam, była pani menedżer z 18–letnim stażem w korporacji. Przez lata narastała w niej frustracja, od zmęczenia i wypalenia po konflikt wartości, gdyż praktyki jej firmy zmuszały ją do naginania wyznawanych zasad. Pewnego dnia po prostu nie wstała z łóżka, choć fizycznie jej kręgosłup był w dobrym stanie. Psychiczna blokada trwała półtora miesiąca – opowiada.

Lekarze zajmujący się pracownikami korporacji z zadziwiającą częstotliwością podrzucają nam kolejne nowe plagi trapiące ich pacjentów – od prezenteizmu (psychiczny przymus przychodzenia do pracy mimo stanu zdrowia kwalifikującego się do zwolnienia) po tężyczkę (zespół bóli mięśniowych, stanów lękowych, kłopotów z zaśnięciem wynikający ze stresu). Nawet jeśli – jak zastrzega Jacek Santorski – to rodzaj mody na doszukiwanie się u pacjentów schorzeń, które można byłoby leczyć, to dla zachodnich firm to nie igraszka. Dwa lata temu największe brytyjskie firmy uruchomiły kampanię informacyjną mającą położyć kres „kulturze milczenia" na temat problemów psychicznych pracowników korporacji. Wzięły w niej udział firmy takie jak Procter & Gamble, Royal Bank of Scotland czy Mars.

Kampanię zorganizowano nie bez powodu: brytyjskie władze szacowały, że w 2013 r. lekarze posłali Wyspiarzy na w sumie 15,2 mln 
dni chorobowego. Z kolei OECD oceniało, że bezpośrednie i pośrednie efekty nadmiernego stresu w miejscu pracy kosztują całą brytyjską gospodarkę 70 mld funtów rocznie. Cóż, nad Wisłą nikt tego nie liczy, ale opieka zdrowotna odgrywa coraz większą rolę.

Umiarkowanie cnotą mistrzów

Gdyby ten tekst był prezentacją w PowerPoincie, pierwszy slajd mógłby przedstawiać zespół pracowników wpatrujący się w ekran, na którym zespół pracowników wpatruje się w ekran. Na ostatnim slajdzie smutny biznesmen na leżance psychologa lub lekarza oglądałby wraz z nim slajd, na którym smutny biznesmen na leżance psychologa lub lekarza ogląda wraz z nim slajd. A wnioski podalibyśmy na końcowej planszy w postaci „bombek" ze złotymi myślami.

Eksperci skwitowaliby kwaśno, że i tak zawarliśmy zbyt wiele informacji. – Steve Jobs posługiwał się maksymą: tylko usunięcie tego, co nieistotne, pozwala wybrzmieć temu, co niezbędne. Wszystkie jego prezentacje wyglądały ascetycznie, były w punkt, uderzały w samo sedno – kwituje Piotr Garlej. To pierwsza zasada. Druga – to przygotowanie się do wystąpienia. – Wiele prezentacji jest odbębnianych, skleconych w biegu. Tymczasem liczy się znajomość materii, o której będziemy mówić, pewność siebie. Bez pstrych kolorów, opatrzonych i niepasujących do biznesu czcionek, które wysyłają podświadomy sygnał, że coś jest nie tak – tłumaczy ekspert. Podobnej rady udziela Jacek Santorski. – Minimalizm graficzny: wyrazista czcionka na kontrastowym tle – mówi. – Wystarczy plansza ze słowem „morale", kilka minut można poświęcić wówczas na rozmowę o tym, co wiąże się z tym terminem, bez zasypywania oglądających liczbami i informacjami.

Weyenberg i inni zachodni eksperci od sztuki prezentacji wskazują z kolei, że warto poszukać ciekawszych i mniej ogranych zdjęć – np. agencja Getty Images udostępniła internautom (w celach niekomercyjnych) olbrzymią kolekcję 66 mln fotografii. Warto wyrzucić ze slajdów nadmiar informacji, za to przygotować interesującą – na ile to możliwe – opowieść o zagadnieniu, któremu poświęcona jest prezentacja. – Szukajcie sytuacji, w których publiczność weźmie chętnie udział w przedstawieniu – podsumowuje Olivia Mitchell, doradzająca w dziedzinie przygotowywania wystąpień. Bo tylko wtedy można liczyć na szczere brawa.